Ich sagte vor Jahren einmal zu meinen Bruder und Mitgründer: „Mein Ziel ist es, sechs Stunden am Tag zu arbeiten!“ Dabei ging es mir grundsätzlich darum, effizienter vorzugehen. Ich mochte meinen Job, dennoch beinhaltete er zu viel Leerlauf. Das Optimierungspotenzial war gross.

Frei nach dem Pareto-Prinzip hätte ich ja einfach 80 Prozent der Aufgaben in 20 Prozent der Zeit erledigen können. Damit wäre meine Arbeitszeit von zehn auf zwei Stunden am Tag gefallen. Was in der Theorie funktioniert, muss in der Praxis jedoch nicht unbedingt Erfolg versprechen: Wenn ich in nur 20 Prozent der Zeit das Telefon abnehme, erreichen mich im Idealfall 80 Prozent der Kunden. Die restlichen 20 Prozent hingegen erhalten keine Antwort. Wenn ich dadurch Kunden verliere, dann habe ich am falschen Ort gespart. Es gibt in dieser Situation jedoch andere Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern. Zum Beispiel einfache Prozessanpassungen: Ich sollte mir vielmehr notieren, warum die Kunden anrufen. Vielleicht sind es oft dieselben Fragen, welche die Kunden stellen. Eine zusätzliche Information auf der Website oder auf den Rechnungen könnte diese Unklarheiten bereits beseitigen. Unnötige und zeitraubende Anrufe der Kunden erübrigen sich damit.

Verbringst du zu viel Zeit mit Büroarbeit? Eine gute Zeitersparnis ergeben Vorlagen: Einmal sauber gestaltet, kann eine Word-Vorlage jeden Tag nützlich sein. Ein gut platziertes Adressfeld erspart die Anschrift eines Couverts. Die Adresse erscheint im Fenster des Fenstercouverts. Der Versand ist damit schneller gemacht und die Adresse für die Post besser lesbar. Auch wenn zuerst ein vermeintlicher Mehraufwand besteht – das Resultat kann echt nützlich sein: Du sparst wertvolle Zeit und deine Briefe kommen mit viel grösserer Sicherheit beim richtigen Empfänger an. Dieses einfache Beispiel lässt sich leicht auf andere Bereiche übertragen – probiere es einfach aus.

Seid faul und spart am richtigen Ort! So habt ihr mehr Raum für die wichtigen Dinge: Mehr Zeit für eure Kunden oder – auch nicht zu verachten – schlicht mehr Freizeit.

Diesen Artikel schrieb ich für die Reihe Start-up Challenges im Blog der alumni HWZ.