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Nachfolger geworden – Nachfolge Teil 3/3

Nachfolger geworden – Nachfolge Teil 3/3

Sie sind Nachfolgerin einer Praxis geworden? Sie dürfen die Geschäfte Ihres Vorgängers übernehmen? Nun beginnt die Zeit der Übergabe. Vielleicht fragen Sie sich, ob es nicht einfacher gewesen wäre, eine eigene Praxis zu eröffnen. Oder Sie denken, dass Sie lieber am Tag X die Schlüssel übernommen hätten. Doch die Vorteile einer angepassten Übergabe lassen sich sehen.

Sie sparen sich ganz viel mit einer Übergabe. Starten Sie hingegen von Null, so beginnt auch die Suche nach neuer Kundschaft. Auch wenn die Patienten wie von alleine kommen, so sicher nicht vom ersten Tag an. Haben Sie bereits nach einem Jahr genug Patienten, so ergiebt das grosse Opportunitätskosten: Sie waren nämlich in diesem ersten Jahr im Schnitt nur zur Hälfte ausgelastet. Die Kosten für Personal und Räumlichkeiten waren hingegen zu 100 Prozent vorhanden. In einer Phase der Investition in Geräte und Infrastruktur ist das in der Summe kein guter Deal.

Starten Sie hingegen in einer bestehenden Praxis ohne Übergabezeit, so fehlt Ihnen doch ein gewisses Know-how. Wer sind Ihre wichtigsten Kunden? Wie bedient sich diese Maschine? Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit dem Labor? Das sind alles Fragen, welche oft erst im Alltag auftauchen und vom Vorgänger schnell beantwortet werden könnten. Aber auch die Übergabe einer bestehenden Zusammenarbeit, wie mit dem Altersheim oder der Apotheke im Dorf funktioniert einfacher, wenn Sie Zeit zum hochfahren haben. Ein Kaltstart wird vermieden.

erfahrenes Personal nützt Ihnen

Die Personalsuche ist aktuell nicht gerade eine einfache Beschäftigung. Diese kann sehr zeit- und kostenintensiv sein. Entsprechend profitieren Sie bei einer Übernahme von erfahrenem Personal, welches Ihnen die Arbeit leicht machen kann. Benötigen Sie neue Mitarbeitende, so braucht es immer auch eine Einarbeitung. Diese liegt dann im Falle eines Starts ohne Übernahme bei Ihnen. Der zeitliche Aufwand dafür ist nicht zu unterschätzen.

die Vorteile überwiegen

Möglicherweise sind Sie sehr kostenbewusst. Dann sehen Sie die Übernahme einer Praxis gegenüber einem Neustart sicher als Vorteil. Nur warum eine fliessende Übergabe und nicht eine Schlüsselübergabe am definierten Tag? Für die Übergabe verlangt Ihre Vorgängerin sicher eine Ablösesumme. Auch wenn diese klein ist, muss sie trotzdem oft schnell beglichen werden. Dazu wünschen Sie sicher auch ein Liquiditätspolster um nicht gleich die Praxis wieder schliessen zu müssen. Die Frage nach der Finanzierung dieser Posten steht an. Sollten Sie sich hingegen abgestuft in die gemeinsame Aktiengesellschaft oder GmbH einkaufen können, so entfällt der grosse finanzielle Druck. Gleichzeitig wird Ihr Nachfolger zum Partner für die Übergabezeit: Der erfolgreiche Geschäftsgang ist auch in seinem Interesse. Eine gute Übergabe ist für alle Beteiligten von Vorteil. Profitieren Sie davon – gemeinsam!

Nachfolger gefunden – Nachfolge Teil 2/3

Nachfolger gefunden – Nachfolge Teil 2/3

Sie haben eine Nachfolgerin gefunden? Ein junger Arzt möchte in Ihre Fussstapfen treten? Gratulation. Damit haben Sie einen wichtigen Schritt gemacht – wahrscheinlich den wichtigsten. Sie sollten nun nicht einfach am Tag X die Schlüssel an den Nachfolger übergeben. Ich empfehle Ihnen eine geplante und abgestufte Übergabe. Warum? Das erkläre ich Ihnen, wie versprochen, im folgenden Artikel.

Für eine nachhaltige und für alle Beteiligten erfolgreiche Übergabe braucht es etwas: Zeit. Nehmen Sie sich Zeit mit Ihrem Nachfolger um die Übergabe der Praxis zu machen. Er lernt so die Eigenheiten der Praxis, der Patienten und des Teams kennen. Die mögliche Nachfolgerin kann so aus der Pole Position und muss nicht bei Null starten. Warum es sich lohnt für einen Nachfolger eine Praxis zu übernehmen, erkläre ich im kommenden Teil 3/3.

Die Vorteile überwiegen

Aber auch Sie als Ärztin vor dem Ruhestand, als Unternehmer vor der verdienten Pension profitieren. Sie können nämlich getrost Ihre Patienten übergeben – inklusive Krankengeschichte. Klar sollten sie Ihre Patienten über diesen Schritt informieren. Wenn Sie Papierdossiers verwenden, sind Sie sicher froh, dass diese Ihre Nachfolgerin aufbewart. Verwenden Sie eine elektronische KG, so kann diese in der Software des Nachfolgers verweilen. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht sollten Sie nicht mit einer Festplatte im Keller lösen. Diese wird kaum in neun Jahren, also kurz vor Ende der Frist, anspringen und lesbare Daten liefern. Ärger wäre vorprogrammiert. In jedem Fall ist Speicherplatz günstig, aber nicht kostenlos. Die Übergabe schafft hier eine gute Lösung. Sie müssen sich in diesem Fall nicht länger mit diesem Thema beschäftigen.

Auch finanziell könnte eine Übergabe für Sie lukrativer sein, als die Schliessung der Praxis. Wobei es nicht darum gehen sollte, den Schreibtisch, welcher längst abgeschrieben ist, oder veraltete Maschinen teuer zu verkaufen. Es sind der Mietvertrag der noch einige Monate läuft und die Entsorgung der Einreichtung, um zwei Beispiele zu nennen, welche schnell mal eine Stange Geld kosten. Auch müssen Sie das Personal nicht entlassen, es bleibt ja weiter in der Praxis. Zusätzlich sind nötige Investitionen, in Absprache mit der jungen Kollegin oder dem jungen Kollegen, weiterhin möglich. Sie arbeiten damit bis zur Pension in einem guten Umfeld. Insgesamt ergeben die gesparten Opportunitätskosten einen schönen Betrag, welchen Sie sparen.

Planen und profitieren Sie

Planen Sie die Übergabe gut und genug im Voraus. So können Sie auch die Möglichkeiten einer Teilpensionierung nutzen. Ihr Wochenende hat so plötzlich drei Tage, währenddem Sie Ihre Patienten in guten Händen wissen. Der Nachfolger übernimmt den Freitag für Sie. Sie profitieren von der geplanten Übergabe und sparen sich die drei wichtigsten Ressourcen: Zeit, Geld und Nerven.

Wie bereits erwähnt, gehe ich in der dritten Folge dieser Reihe auf die Vorteile einer Übergabe für den Nachfolger und die Nachfolgerin ein.

Nachfolger gesucht – Nachfolge Teil 1/3

Nachfolger gesucht – Nachfolge Teil 1/3

Das Thema Nachfolgeregelung ist in aller Munde. So scheint es mir, wenn ich in Zeitschriften blättere und mit Unternehmern um die 60 spreche. Und ja; Sie, lieber, Arzt sind ebenfalls Unternehmer. Aber zum Thema „Arzt als Unternehmer“ habe ich bereits einen Artikel geschrieben.

Also lieber Arzt, haben Sie sich bereits Gedanken zu Ihrer Übergabe gemacht? Wenn ja, dann haben Sie sicher schon einiges zum Thema Übergaberegelung im allgemeinen gelesen. Wenn nicht, dann habe ich das für Sie getan. Lese ich jedoch einen Artikel im Wirtschaftsmagazin Bilanz über Nachfolgeregelung, so fällt mir etwas auf: Die beschriebenen Unternehmen sind gross. Meist Unternehmen mit tausenden Mitarbeitenden. Aus Sicht einer Arztpraxis mit 5 Mitarbeitenden sind diese Unternehmen riesig. Diese taugen also kaum als 1:1 Beispiele. Und dennoch können wichtige Punkte übernommen werden, um die Nachfolge Ihrer Praxis zu planen. Davon inspiriert habe ich Ihnen die wichtigsten Regeln notiert:

Planen Sie früh

Starten Sie mit der Nachfolgeregelung mindestens fünf Jahre vor der geplanten Pensionierung. Sie haben so genug Zeit, um eine Nachfolgerin oder einen Nachfolger zu finden. Innerhalb kürzester Zeit gutes Personal zu finden, ist oft schwierig. Einen Nachfolger innert Monaten oder gar Wochen zu finden, grenzt an Magie. Ein langjähriger Mietvertrag oder eine Hypothek auf die Praxisliegen sind weitere Gründe für eine langfristige Planung.

Denken Sie über die Rechtsform nach

Viele Praxen werden als Einzelfirmen geführt. Die eng an eine Person gebundene Rechtsform ist für den Betrieb absolut in Ordnung. Für die Übergabe, insbesonders eine abgestufte Übergabe, drängt sich eine andere Rechtsform auf. Ist die Übergabe per Datum X gewünscht, könnten die zu übertragenden Werte eigentlich von der Einzelfirma des bisherigen Inhabers an die Einzelfirma des neuen Inhabers verkauft werden. Für eine abgestufte Übergabe eignet sich dieses Vorgehen nicht. Hier empfehle ich, eine juristische Person, also eine GmbH oder AG, zu gründen. Für kleinere Projekte und ohne Investoren eignet sich eine GmbH. Für grössere, komplexere Projekte oder bei finanzieller Unterstützung durch dritte erscheint ein AG sinnvoll. Mit diesen Rechtsformen sind die Besitzverhältnisse jederzeit klar und nachvollziehbar. Die Übergabe kann so problemlos umgesetzt werden.

Stakeholder Netzwerk

Denken Sie nicht nur an den Nachfolger oder die Nachfolgerin, wenn Sie die Übergabe planen. Zeichnen Sie ein Stakeholdernetzwerk. Mit Stakeholder sind Anspruchgruppen gemeint, welche ein Interesse an Ihrer Praxis haben. Dazu gehören Ihre Mitarbeitenden, Patienten, Familie, Vermieter, Lieferanten und Berater. Vergessen Sie die Ärzte, Spitäler und Altersheime in Ihrem Einzugsgebiet und Ihre Gemeinde nicht. Gerade letztere könnte ein grosses Interesse an einer funktionierenden medizinischen Grundversorgung haben. Je nach Geschäftsmodell und Standort können Sie diese Liste noch erweitern oder auch verkürzen. Stellen Sie sich dazu folgende Fragen: Welchen Nutzen stiften Sie mit Ihrer Praxis? Welche Stakeholder haben welche Interessen und können Sie wie unterstützen? Ihre Antworten machen ein solches Netzwerk lebendig. Dabei gilt im Grundsatz eine einfache Regel: Die Übergabe sollte für alle Stakeholder zu einem Erfolg werden.

Holen Sie sich Hilfe

Nutzen Sie das Angebot von Treuhändern, Anwälten und Beratern, welche bereit sind, Sie zu begleiten. Oft genügt eine kurze Besprechung und die Fachleute bringen Licht ins Dunkel. So wie sie selber die Patienten beraten, welche oft die Diagnose kennen und sich doch nicht selber zu helfen wissen. So wie Ihre Patienten zu Ihnen kommen um Rat zu holen, so dürfen auch Sie einen Spezialisten konsultieren.

Stufen Sie die Übergabe ab

Planen Sie einen Nachfolger abgestuft zu beteiligen und selber langsam kürzer zu treten? Dann ist, wie bereits beschrieben, die Gründung einer juristischen Person sinnvoll. Zuerst sollten Sie jedoch definieren wie es grob weitergehen soll. Sie haben grundsätzlich drei verschiedene Varianten:

  1. Sie schliessen die Praxis mit Ihrer Pensionierung oder
  2. Sie verkaufen die Praxis am Datum Ihrer Pensionierung oder
  3. Sie stufen die Übergabe ab.

Ich empfehle Ihnen die dritte Variante zu wählen. Warum? Das lesen Sie gerne im Artikel Nachfolge Teil 2/3, welcher demnächst erscheint.

In jedem Fall, planen Sie gut – es wird sich lohnen.

30 Stunden Administration pro Woche?

30 Stunden Administration pro Woche?

30 Stunden pro Woche soll sich ein Arzt durchschnittlich mit Administration beschäftigen. Das lese ich vor einigen Tagen im Tages-Anzeiger. Dabei stehe mir die (verbliebenen) Haare zu Berge. Geht es doch im Artikel eigentlich darum, an wen die Gesellschaft die Ärzte nach dem Studium verliert und nicht um die Flut an Administration. Ja, offenbar verlieren wir die Ärzte, auch wenn sie in ihrem Beruf arbeiten, zu einem grossen Teil an die Administration. 30 Stunden sind zu viel.

Mit Sicherheit kann jetzt darüber debattiert werden, was Administration ist und was nicht. Aber die Grenze zur Administration zu verschieben, schafft keinen Nutzen. Was hingegen Nutzen schafft, ist eine einfache Reflexion. Und diese Übung hilft nicht nur Medizinern, sondern wahrscheinlich vielen, welche ihre Arbeit selber einteilen können. Die Übung geht so: Schreiben Sie eine Woche lang jeden Tag auf, wieviel Zeit Sie mit welchen Tätigkeiten verbringen. Eine Woche lang ein- oder zweimal pro Tag kurz die letzten Stunden zu notieren und kategorisieren ist wenig Aufwand. Der Nutzen hingegen ist gross, wenn Sie wie folgt vorgehen: Fassen Sie die Tätigkeiten einer Woche zusammen. Wenn sinnvoll gruppieren Sie die Tätigkeiten und markieren diejenigen, welche nicht verrechenbar sind. Entscheiden Sie danach, welche dieser Arbeiten Sie abgeben können. Der Handlungsbedarf sollte sich aufgrund der Volumen der einzelnen Aufgaben zeigen.

Als ich diese einfache Übung mit meinem ehemaligen Chef gemacht habe, war das Resultat verblüffend: Wir verbrachten zusammen ein Viertel der Arbeitszeit, mit einer Tätigkeit, welche uns das ERP-System abnehmen konnte. Das Effekt war riesig. Aber auch wenn Sie nur eine unnötige Stunde entdecken, hat sich der Aufwand gelohnt. Eine Stunde mehr mit Ihren Kunden oder eine Stunde mehr Freizeit – die Entscheidung überlasse ich Ihnen.

Optimieren Sie einfach Ihre Rechnungsstellung

Optimieren Sie einfach Ihre Rechnungsstellung

Haben Sie schon mal eine Rechnung gestellt und die Zahlung dafür nie erhalten? Wenn Sie diese Frage mit Nein beantworten, müssen Sie nicht weiterlesen. Oder aber Sie sind nicht oder noch nicht selbständig tätig. So oder so; in den meisten Fällen ist das Inkasso ein Thema, dass nicht zu den schönsten einer Unternehmertätigkeit gehört. Gerade darum möchte ich auf dieses Thema vertieft eingehen. In diesem Artikel fokussiere ich auf die Spezialitäten des Inkassos einer Arztpraxis. Die meisten Massnahmen können aber auch in anderen Unternehmen verwendet werden.

Wichtig beim Inkasso ist einen Schuldner zu verstehen oder mindestens es zu versuchen. Ist die Motivation eines säumigen Zahlers bekannt, kann dieser besser begegnet werden. Im Falle einer Arztpraxis handelt es sich bei den Kunden ja grundsätzlich um Privatpersonen. Diese legen ein anderes Zahlungsverhalten als Unternehmen an den Tag: Private bezahlen oft nicht, weil sie schlicht nicht können. Der Wille die Rechnung zu bezahlen ist meistens vorhanden, nur fehlt dann beim Eintreffen der Rechnung das Geld. Oft bezahlen Schuldner andere Rechnungen zuerst – die Miete oder eine Autoreparatur scheint wichtiger, als die bereits erhaltene Behandlung. Der gesperrte Handyanschluss motiviert eher zu einer Überweisung, als Medikamente die bereits im Schrank liegen. Oft vergessen Patienten die Rechnung oder verlieren die Übersicht. Dagegen können Sie etwas tun. Zur Vereinfachung habe ich Ihnen mögliche Massnahmen aufgelistet, so haben Sie ein erste Checkliste zur Hand:

  • Rechnen Sie schnell und regelmässig ab:
    Eine Rechnung für eine Behandlung vor sechs Monaten scheint nicht dringend. Sollten Sie Behandlungen zusammenfassen, setzen sich fixe Daten in den Kalender. An diesen Daten verrechnen Sie alle offenen Leistungen aller Patienten. Je kürzer die Behandlung her ist, desto eher kann Sie ein Patient nachvollziehen.
  • Neukunden zahlen sofort:
    Kassieren Sie bei der ersten Konsultation oder im Notfall bar. Sie vermeiden so, dass Patienten die wegen offenen Rechnungen den Arzt wechseln Ihnen ebenfalls die Behandlung schuldig bleiben.
  • Medikamente bar einkassieren:
    Geben Sie Medikamente im Rahmen der Selbstdispensation oder eines Notfalls gegen Barbezahlung ab. Ein Rechnung für 10.- zu versenden lohnt sich nicht.
  • Setzen Sie Zeichen:
    Ein Brief per B-Post, welcher erst kurz vor Zahlungsziel den Kunden erreicht, macht ein schlechten Eindruck. Eine übersichtliche Rechnung mit klarem Absender wird eher bezahlt.
  • Überprüfen Sie die Adresse:
    Nur eine korrekt adressierte Rechnung kommt auch an. Kommt eine Rechnung zurück, dann stellen Sie diese neu aus und passen die Adresse in Ihrer Software an.
  • Datieren Sie das Zahlungsziel:
    Besser als „zahlbar innert 14 Tagen“ liest sich „zahlbar bis 12. August 2016“. Zudem gilt eine so formulierte Rechnung dann bereits als Mahnung. Das wäre in einem Inkassoverfahren von Vorteil. Zudem weiss der Schuldner sofort wann die Rechnung fällig ist. Bei Angabe einer Frist muss er das Rechnungsdatum suchen und die Frist dazu rechnen. Oftmals entstehen so unerwünscht verspätete Zahlungen.
  • Prüfen Sie regelmässig:
    Kontrollieren Sie wöchentlich oder mindestens alle zwei Wochen den Stand der offenen Rechnungen. Mahnen Sie überfällige Rechnungen konsequent ein.
  • Sie kennen Ihren Patienten:
    Sie haben die Erfahrung, kennen die Schulder persönlich. Sie können so leicht einschätzen, ob es ein notorisches Problem oder ein Versehen ist. Sprechen Sie offene Rechnungen beim nächsten Termin an.
  • Nutzen Sie die Möglichkeiten:
    Sie können schlechte Zahler auf Tiers Payant umstellen. Dadurch verschieben Sie das Inkasso zur Krankenkasse. Zudem hat die Krankenkasse einen besseren Rang bei Privatkonkurs. Kassieren Sie daraufhin Teilbeträge bar ein. So verringert sich mit der Zeit die offenen Rechnungen, welche noch im Tiers garant gestellt wurden. Bieten Sie alternativ zur Barzahlung eine Ratenzahlung an. Es ist besser sie bleiben auf einer halben offenen Rechnung sitzen, als auf der vollen.
  • Holen Sie sich Hilfe:
    Es gibt viele professionelle Unterstützer, welche Ihnen einen Teil des Prozesses abnehmen.
  • Auch säumige Zahler sind Kunden:
    Denken Sie daran, dass Sie säumige Zahler nicht brüskieren. Es kann auch schlicht ein Fehler passiert sein. Wiederum sollten Sie sich nicht scheuen offene Rechnungen anzusprechen. Verlieren Sie einen solchen Kunden wegen Ihrer Kommunikation, so sinkt dafür Ihr Risiko.
  • Und zum Schluss:
    Sie dürfen einem schlechten Zahler die Behandlung verweigern. Notfälle sind jedoch immer zu behandeln. Sind Sie sicher, dass eine Zahlung nie kommen wird und möchten trotzdem behandeln? Schenken Sie die Behandlung dem Patienten. Sagen Sie das dem Patienten und das es eine Ausnahme sei. Sie sparen sich so ausnahmsweise den administrativen Aufwand.
Ja, der Arzt ist ein Unternehmer

Ja, der Arzt ist ein Unternehmer

Vor ein paar Jahren meldete ich mich an einer Podiumsdiskussion zur Managed Care Abstimmung zu Wort. Ich erwähnte zum Thema Kostenkontrolle, dass der Hausarzt ja Unternehmer sei und damit seine Finanzen im Griff habe oder haben müsste. Damit meinte ich nicht nur die typischen Kosten pro Patient, welche Teil von Managed Care sind. Ich dachte an die Kosten des Unternehmens „Arztpraxis“. Für mein Votum erntete ich nicht nur Zustimmung. Mir wurde auch mit klarem Kopfschütteln widersprochen. Die interessante Diskussion ging anschliessen unter der Leitung eines NZZ-Journalisten weiter.

Beim Apéro kam dann ein Arzt aus dem Rheintal auf mich zu. Er begrüsste mich mit den Worten: „ich bin kein Unterehmer und ich will auch kein Unternehmer sein!“ Daraufhin entbrannte eine leidenschaftliche Diskussion, warum ein Arzt unternehmerisch tätig sein sollte und warum nicht. Mein Gesprächspartner bestand darauf  kein Unternehmer zu sein. Er wolle Medizin machen, sich um seine Patienten kümmern und dabei Geld für sich und seine Familie verdienen. Er wolle nicht das machen, was andere ihm unter dem Deckmantel Unternehmertum verkaufen. Er weigerte sich standhaft eine Kostenkontrolle für seine Patienten zu führen – das hatte ihm ein Netzwerk als Unternehmertum verkauft. Das war ein frecher Etikettenschwindel. Es löste einen starken Reflex bei meinen Gegenüber aus: Da der Sinn der Kostenkontrolle für ihn nicht ersichtlich war, wollte er diese nicht machen.

Auch wenn er es nicht so nannte; auch dieser Arzt war unternehmerisch tätig. Er hatte mit seiner Praxis Arbeitsplätze geschaffen. Er führte ein Geschäft, seine Praxis, auf eigenes Risiko. Er fällte unternehmerisch Entscheide. Wohlwollend auf diese Punkte angesprochen, stimmte er mir dann doch zu. Er verabschiedete sich von mir mit den Worten „ich bin kein Unternehmer, ich will das nicht!“