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Buchhaltung

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Denk an die Buchhaltung

Denk an die Buchhaltung

Manch ein Unternehmer startet volle Fahrt voraus und denkt an alles mögliche – nur nicht an die Buchhaltung. Klar muss diese, wenn nicht Teil des Angebots, ja nicht gerade im Mittelpunkt stehen. Aber man sollte sie dennoch nicht komplett vergessen.

Ich habe immer wieder die Sätze gehört: „Die Buchhaltung mache ich dann Ende Jahr!“ oder „die Buchhaltung macht jemand anderes für mich!“ Die Idee hinter solchen Aussagen ist oft unklar. Meist sind es eher Ausreden oder mangelndes Bewusstsein der Wichtigkeit. Denn man wird nicht für schlechten Verkauf oder ein lausigen Service gebüsst – zumindest nicht von den Behörden. Bei fehlender oder schlecht geführter Buchhaltung droht jedoch behördlicher Ungemach. Anrufe der Steuerbehörden zählen da noch zu den angenehmeren Konsequenzen.

Darum ist es wichtig, an die Buchhaltung zu denken. Wer sie nicht selber machen kann oder will, sollte zumindest alles möglichst genau dokumentieren und vor allem alle Belege sortiert aufbewahren. Ansonsten wird man nach einer gewissen Zeit von der Vergangenheit eingeholt. Spätestens wenn ihr die Steuererklärung einreichen müsst, werdet ihr froh über diesen Rat sein.

Diesen Artikel schrieb ich für die Reihe Start-up Challenges im Blog der alumni HWZ.

Der guten Ordnung halber

Der guten Ordnung halber

Viele Gründer träumen davon, ihr Unternehmen später einmal zu verkaufen. Aber nur ein aufgeräumtes Unternehmen findet tatsächlich einen Käufer. Auch wenn das gar nicht das Ziel ist: Ordnung halten lohnt sich trotzdem.

Ich hatte bisher viermal die Möglichkeit, selber Übernahmen von Unternehmen zu begleiten. Die Transaktionen unterschieden sich sowohl von der Art wie auch vom Kaufpreis sehr stark. Während die kleinste Transaktion innert weniger Tage über die Bühne ging, dauerte die grösste vom ersten konkreten Gespräch bis zur finalen Kaufpreisüberweisung ein gutes Jahr. Bei Letzterer hatte ich meine Weihnachtstage damit verbracht, zusammen mit Buchprüfern die Buchhaltung auf den Kopf zu stellen. Danach besuchte uns eine Phalanx an Anwälten. Jeder Vertrag wurde angeschaut und die wichtigsten davon genauer überprüft. Bei zwei weiteren Transaktionen stand das Inventar im Mittelpunkt, bei einer die Digitalisierung von Krankengeschichten.

Alle diese Übernahmen waren dank einer gewissen Qualität an Buchführung und Dokumentation überhaupt möglich. Auch wenn ihr gar nicht plant, euer Unternehmen zu verkaufen: Es lohnt sich, eine gute Ordnung zu halten. Spätestens bei der nächsten Revision werdet ihr froh darüber sein.

Diesen Artikel schrieb ich für die Reihe Start-up Challenges im Blog der alumni HWZ.

Eine gute Ausbildung ist Gold wert

Eine gute Ausbildung ist Gold wert

Die Lernkurve nach der Unternehmensgründung ist oft sehr steil. Immer wieder stolperte ich über kleinere und grössere Dinge, die ich falsch machte. Aus diesen Fehlern versuchte ich das Beste zu machen. Meine Ausbildung und die gesammelte Erfahrung halfen mir dabei.

Letztes Wochenende war ich für die FH Schweiz als Botschafter an der SwissSkills. Die SwissSkills ist die Schweizer Berufsmesse und –Meisterschaft. An dieser durfte ich eine Besucherführung leiten. Ich bekam die Aufgabe, aus meiner Karriere zu erzählen und das Studium zu reflektieren. Mir fiel dabei auf, wie stark mich der Wissenstransfer prägte.

Ich erinnerte mich an einen Kommentar eines früheren Mitstudenten: Er behauptete, der Buchhaltungsunterricht sei im Geschäft nicht zu gebrauchen. Ich hingegen konnte gerade aufgrund des Unterrichts die Buchhaltung meiner Firma gleich übernehmen und selbständig führen. Leider ist ein solcher Transfer nicht bei allen Ausbildungen der Fall.

Eine gute Ausbildung scheint mir persönlich enorm wichtig. Wenn diese so praxisnah stattfindet, wie ich es erleben durfte, ist sie richtig wertvoll.

Diesen Artikel schrieb ich für die Reihe Start-up Challenges im Blog der alumni HWZ.

Das Kapital hat’s in sich

Das Kapital hat’s in sich

Mit 20‘000 Schweizer Franken bist du dabei. Mit diesem Geld kannst du eine GmbH gründen. Nur: reicht dieser Betrag für die Geschäftstätigkeit aus? Was passiert mit diesem Geld? Auf diese Fragen möchte ich kurz eingehen.

Vielen ist bekannt, dass eine GmbH mit einem Kapital von 20‘000 und eine AG mit 100‘000 Schweizer Franken gegründet werden können. Mit einem Irrtum darf man an dieser Stelle gleich aufräumen: Dieses Geld bleibt nicht für immer auf dem Sperrkonto. Es ist nach kurzer Zeit für die Geschäftstätigkeit verfügbar, kann also investiert werden. Im Gegenzug ist dieses Geld für Gläubiger im Falle eines Konkurses nicht als Garantie abrufbar.

Warum gibt es also GmbHs mit mehr als 20‘000 Stammkapital? Oder AGs, welche mehr als 100‘000 Aktienkapital haben? Ein Grund dafür liegt im Artikel 725 des Obligationenrechts. Dieser besagt vereinfacht, dass eine Gesellschaft, welche mehr als die Hälfte des Kapitals Verlust macht, Gegenmassnahmen einleiten muss. Das heisst in der Praxis, dass man idealerweise weniger als diese Summe Verlust machen sollte. Eine AG mit den Mindestkapital darf folglich nicht mehr als 50‘000 Verlust anhäufen. Ob das Unternehmen dabei liquid bleibt, ist eine andere Frage. Wer also für die ersten Jahre einen Verlust plant, sollte ein Gründungskapital in mindestens der doppelten Höhe bereitstellen.

Gründer sollen sich gut überlegen, wieviel Geld sie benötigen und welchen Verlust sie eingehen wollen. Anhand dieser Werte sollen sie das Kapital definieren. Eine spätere Kapitalerhöhung ist grundsätzlich möglich, dies ist aber wiederum mit Kosten verbunden.

Diesen Artikel schrieb ich für die Reihe Start-up Challenges im Blog der alumni HWZ.

Das Berater-Upgrade

Das Berater-Upgrade

Wo gearbeitet wird, da wird auch beraten. Einen Berater zu suchen, ist kaum nötig – er findet einen schon. Die Qualität von Beratern ist jedoch sehr unterschiedlich. Es lohnt sich daher, ein Upgrade zu machen.

Ich habe in meiner Karriere schon unzählige Berater kennengelernt und war auch schon selber hauptberuflich beratend unterwegs. Es gibt den klassischen Steuerberater, den Verkaufstrainer, den Treuhänder und den Software-Consultant, um nur einige zu nennen. Sie alle haben eines gemeinsam: Sie verkaufen ihr Wissen gegen Geld und übernehmen kaum eine Garantie für ihre Ratschläge und Konzepte. Später ist man oft schlauer – nur wäre man das wohl auch ohne den Berater gewesen. Andererseits gibt es Fachleute, welche einem mit wenigen Ratschlägen grosse Unterstützung geben.

Wie kann ich nun von diesen Experten profitieren, ohne dass ich dabei einen finanziellen Verlust riskiere? Ich empfehle dafür das Berater-Upgrade: Anstelle eines Treuhänders, welcher einen ungefähren Ratschlag gibt, wie es aussehen sollte, beauftrage einen Revisor, der die Verantwortung für deine Buchhaltung übernimmt. Anstelle eines Verkaufstrainers, der deine Verkäufer vom Verkaufen abhält, soll dieser doch selber auf Provision ins Feld ziehen und zeigen, wie man Aufträge an Land zieht. Ein Berater, welcher wirklich an den Erfolg seiner Beratung glaubt, ist bereit, sein Honorar erfolgsabhängig zu berechnen oder gleichzeitig in dein Start-up zu investieren. Im besten Fall profitieren beide vom Erfolg.

Diesen Artikel schrieb ich für die Reihe Start-up Challenges im Blog der alumni HWZ.

Liquidität ist König

Liquidität ist König

Die finanzielle Liquidität ist in jedem Unternehmen ein wichtiger Faktor. Die Liquidität laufend zu messen und in einem passenden Zeithorizont zu planen ist überlebenswichtig. Dabei müssen den Eigenheiten des Businessmodells und der Branche Rechnung getragen werden.

Ich erinnere mich zurück an die Gründung meines ersten Start-ups com2b. Wir haben mit einem Kapital von 900 Franken gestartet. Für die Liquidität unseres Unternehmens war das gelinde gesagt eine kleine Katastrophe. Dieses Kapital reicht ja nicht einmal, um einen anständigen Computer zu kaufen – zumindest nicht vor 17 Jahren. An ein nachhaltiges Wachstum war nicht zu denken. Wir konnten auf den Goodwill unserer Lieferanten setzen und sie später bezahlen, sobald wir das Geld von unseren Kunden erhielten. Dieses Modell war sowohl von der Geduld unserer Lieferanten als auch von der schnellen Zahlung unserer Kunden abhängig. Das Risiko war hoch und das Wachstum beschränkt. Erst die spätere Gründung der GmbH und das entsprechende Geld, welches in die Firma floss, ermöglichten ein Wachstum und schliesslich eine Erfolgsgeschichte.

Damals hatte ich einen Planungshorizont von wenigen Wochen. Ich schaute vor allem darauf, dass unser Lagerbestand nicht zu gross wurde. Solange wir genug verkauften, eine ausreichende Marge damit hatten und die Kunden die Rechnungen auch bezahlten, hatten wir die Liquidität unter Kontrolle. Bei meinem aktuellen Arbeitgeber hingegen haben wir es mit akademischen Kunden zu tun, welche selber oft Monate oder gar Jahre auf die Zusage eines Budgets warten. Oft geht es mehrere Jahre, bis solche Kunden eine Maschine bestellen. Die Zahlungsmodalitäten sind dann oft länderspezifisch reguliert oder Teil einer Verhandlung. Zahlungseingänge sind schwer vorauszusagen. Entsprechend plane ich heute mit einem Horizont von zwölf Monaten und versuche für ein halbes Jahr Geld flüssig zu haben, auch wenn sich Zahlungen verzögern sollten.

Für die Liquiditätsplanung solltet ihr euch folgende Fragen stellen:

  • Welche fixen und welche variablen Ausgaben haben wir?
  • Wie bezahlen wir unsere Lieferanten?
  • Welche fixen und welche variablen Einnahmen haben wir?
  • Wie bezahlen unsere Kunden?
  • Was ist typisch in unserer Branche oder in unserem Umfeld? Und wie können wir dieser Herausforderung begegnen und was können wir ändern, um davon zu profitieren?
  • Wie lange reicht unsere Liquidität ohne jegliche Zahlungseingänge?

Mit diesen Fragen lässt sich eine effektive Planung erstellen. Wer sich damit schwer tut, sollte sich Hilfe holen – es lohnt sich!

Für die Verbesserung der Liquidität gibt es verschiedene Massnahmen. Einfach die Rechnungen spät zu bezahlen ist hingegen keine Lösung: Wer Lieferanten zu spät bezahlt, verspielt Goodwill und verschenkt damit oft Opportunitäten. Gut organisierte Lieferanten lassen sich nicht ohne Auswirkungen als Liquiditätspuffer missbrauchen. Im schlimmsten Fall leidet die Partnerschaft und damit verschlechtert sich das eigene Angebot. Das hat je nach Businessmodell sehr negative Auswirkungen und kann eine Abwärtsspirale lostreten.

In diesem Sinne: Gutes planen!

Diesen Artikel schrieb ich für die Reihe Start-up Challenges im Blog der alumni HWZ.

Messen lohnt sich

Messen lohnt sich

Wie gross bist du? Wahrscheinlich kannst du mir das sofort exakt beantworten. Wieviel Umsatz macht dein Unternehmen? Auch hier sollte relativ zackig eine Zahl bereit sein. Frage ich aber detaillierter nach, dann werden die Antworten oft vage.

Ich habe über 14 Jahre im Handel mit Hardware gearbeitet. In dieser Zeit wusste ich immer sehr genau, wieviel Umsatz wir gemacht hatten. Ich wusste auch, wieviel Marge wir mit dem Handelsgeschäft machten. Diese Zahlen hatte ich auf den Rappen genau bereit. Dabei wusste ich jedoch nicht genau, welcher Kunde und welches Produkt wirklich gewinnbringend waren. Wir hatten eine Preiskalkulation und auch ein grobes Gefühl, aber keine genauen Zahlen.

Dann haben wir unser ERP erweitert und die statistischen Möglichkeiten wurden mit einem Schlag riesig. Wir wussten plötzlich, welcher Kunde und welche Verkaufsform wieviel zum Gewinn beitrugen. Plötzlich wurden versteckte Helden sichtbar: Ein optisch eigentlich ganz hässliches Produkt hatte uns damals mit Abstand am meisten Marge eingefahren. Es generierte uns über fünf Prozent der Gesamtmarge und das bei über 2000 Produkten im Sortiment. Klar hätte ich vor der Systemerweiterung ausrechnen können, wieviel wir von diesem Produkt verkauft haben. Diese Zahl dann mal Verkaufspreis minus Einkaufspreis und schon hätte ich eine ungefähre Zahl gehabt. Bei 2000 Produkten, wechselnden Währungskursen und laufend sinkend Verkaufspreisen eine aufwändige und doch ungenaue Sache.

„So what?“ werdet ihr denken. Dank der Statistik haben die auch nicht mehr verkauft. Und ja, das stimmt sogar. Im Folgejahr ist unser Umsatz sogar leicht gesunken. Aber dafür haben wir besser verkauft. Die jahrelang stabile Marge konnten wir im Folgejahr verdoppeln. Nach dieser Erkenntnis fühlte ich mich wirklich etwas grösser. In jedem Fall gilt: Messen lohnt sich.

Diesen Artikel schrieb ich für die Reihe Start-up Challenges im Blog der alumni HWZ.

Vergessen Sie das Milchbüechli

Vergessen Sie das Milchbüechli

Seit 2013 können Sie für Ihr Unternehmen ein Milchbüechli führen. Sofern Sie weniger als eine halbe Million Umsatz machen, genügt eine einfache Einnahmen- und Ausgabenrechnung – Milchbüechli genannt. Die Schwelle versteht sich in Schweizer Franken und pro Jahr. Dazu ergänzen Sie einfach die Vermögensverhältnisse und fertig ist das Milchbüechli. Aber leider ist es nicht ganz so einfach, wie es scheint.

Für einen Selbständigen, welcher sich in die Infrastruktur z.B. einer Gruppenpraxis eingemietet hat, könnte die Rechnung noch aufgehen. Erstellt der Lieferant der Dienstleistung, in diesem Fall der Betreiber der Praxis, eine detaillierte Abrechnung, könnte es wirklich einfach werden. Wobei in einem solchen Fall eine doppelte Buchhaltung ebenfalls sehr schnell erstellt wäre. Für alle anderen, welche die Ausgaben und Einnahmen sinnvoll gruppieren möchten, empfehle ich die eine doppelte Buchhaltung. Der Aufwand ist wahrscheinlich in einem ähnlichen Ausmass, wie ein Milchbüechli zu erstellen. Fehler bei der Berechnung werden aber mit einer doppelten Buchhaltung einfacher sichtbar. Eine Kontrolle ist leichter möglich. Sie profitieren zudem von einer einfacheren Lesbarkeit und einem zuverlässigen Standard. Letztlich hilft eine saubere Buchhaltung nicht nur Ihnen den Überblick zu behalten. Auch die Kommunikation gegenüber Steueramt und Bank wird einfacher. Die doppelte Buchhaltung bietet einen wichtigen Vorteil: Die Nebenbücher Debitoren und Kreditoren helfen Ihnen im Besten Fall sogar Geld zu sparen. Denn doppelt bezahlte Rechnungen werden sofort sichtbar. Spätestens beim Ausfüllen der RoKo-Studie, werden Sie an der doppelten Buchhaltung Freude haben. Damit geht das Ausfüllen nämlich viel einfacher.