Haben Sie schon mal eine Rechnung gestellt und die Zahlung dafür nie erhalten? Wenn Sie diese Frage mit Nein beantworten, müssen Sie nicht weiterlesen. Oder aber Sie sind nicht oder noch nicht selbständig tätig. So oder so; in den meisten Fällen ist das Inkasso ein Thema, dass nicht zu den schönsten einer Unternehmertätigkeit gehört. Gerade darum möchte ich auf dieses Thema vertieft eingehen. In diesem Artikel fokussiere ich auf die Spezialitäten des Inkassos einer Arztpraxis. Die meisten Massnahmen können aber auch in anderen Unternehmen verwendet werden.
Wichtig beim Inkasso ist einen Schuldner zu verstehen oder mindestens es zu versuchen. Ist die Motivation eines säumigen Zahlers bekannt, kann dieser besser begegnet werden. Im Falle einer Arztpraxis handelt es sich bei den Kunden ja grundsätzlich um Privatpersonen. Diese legen ein anderes Zahlungsverhalten als Unternehmen an den Tag: Private bezahlen oft nicht, weil sie schlicht nicht können. Der Wille die Rechnung zu bezahlen ist meistens vorhanden, nur fehlt dann beim Eintreffen der Rechnung das Geld. Oft bezahlen Schuldner andere Rechnungen zuerst – die Miete oder eine Autoreparatur scheint wichtiger, als die bereits erhaltene Behandlung. Der gesperrte Handyanschluss motiviert eher zu einer Überweisung, als Medikamente die bereits im Schrank liegen. Oft vergessen Patienten die Rechnung oder verlieren die Übersicht. Dagegen können Sie etwas tun. Zur Vereinfachung habe ich Ihnen mögliche Massnahmen aufgelistet, so haben Sie ein erste Checkliste zur Hand:
- Rechnen Sie schnell und regelmässig ab:
Eine Rechnung für eine Behandlung vor sechs Monaten scheint nicht dringend. Sollten Sie Behandlungen zusammenfassen, setzen sich fixe Daten in den Kalender. An diesen Daten verrechnen Sie alle offenen Leistungen aller Patienten. Je kürzer die Behandlung her ist, desto eher kann Sie ein Patient nachvollziehen. - Neukunden zahlen sofort:
Kassieren Sie bei der ersten Konsultation oder im Notfall bar. Sie vermeiden so, dass Patienten die wegen offenen Rechnungen den Arzt wechseln Ihnen ebenfalls die Behandlung schuldig bleiben. - Medikamente bar einkassieren:
Geben Sie Medikamente im Rahmen der Selbstdispensation oder eines Notfalls gegen Barbezahlung ab. Ein Rechnung für 10.- zu versenden lohnt sich nicht. - Setzen Sie Zeichen:
Ein Brief per B-Post, welcher erst kurz vor Zahlungsziel den Kunden erreicht, macht ein schlechten Eindruck. Eine übersichtliche Rechnung mit klarem Absender wird eher bezahlt. - Überprüfen Sie die Adresse:
Nur eine korrekt adressierte Rechnung kommt auch an. Kommt eine Rechnung zurück, dann stellen Sie diese neu aus und passen die Adresse in Ihrer Software an. - Datieren Sie das Zahlungsziel:
Besser als «zahlbar innert 14 Tagen» liest sich «zahlbar bis 12. August 2016». Zudem gilt eine so formulierte Rechnung dann bereits als Mahnung. Das wäre in einem Inkassoverfahren von Vorteil. Zudem weiss der Schuldner sofort wann die Rechnung fällig ist. Bei Angabe einer Frist muss er das Rechnungsdatum suchen und die Frist dazu rechnen. Oftmals entstehen so unerwünscht verspätete Zahlungen. - Prüfen Sie regelmässig:
Kontrollieren Sie wöchentlich oder mindestens alle zwei Wochen den Stand der offenen Rechnungen. Mahnen Sie überfällige Rechnungen konsequent ein. - Sie kennen Ihren Patienten:
Sie haben die Erfahrung, kennen die Schulder persönlich. Sie können so leicht einschätzen, ob es ein notorisches Problem oder ein Versehen ist. Sprechen Sie offene Rechnungen beim nächsten Termin an. - Nutzen Sie die Möglichkeiten:
Sie können schlechte Zahler auf Tiers Payant umstellen. Dadurch verschieben Sie das Inkasso zur Krankenkasse. Zudem hat die Krankenkasse einen besseren Rang bei Privatkonkurs. Kassieren Sie daraufhin Teilbeträge bar ein. So verringert sich mit der Zeit die offenen Rechnungen, welche noch im Tiers garant gestellt wurden. Bieten Sie alternativ zur Barzahlung eine Ratenzahlung an. Es ist besser sie bleiben auf einer halben offenen Rechnung sitzen, als auf der vollen. - Holen Sie sich Hilfe:
Es gibt viele professionelle Unterstützer, welche Ihnen einen Teil des Prozesses abnehmen. - Auch säumige Zahler sind Kunden:
Denken Sie daran, dass Sie säumige Zahler nicht brüskieren. Es kann auch schlicht ein Fehler passiert sein. Wiederum sollten Sie sich nicht scheuen offene Rechnungen anzusprechen. Verlieren Sie einen solchen Kunden wegen Ihrer Kommunikation, so sinkt dafür Ihr Risiko. - Und zum Schluss:
Sie dürfen einem schlechten Zahler die Behandlung verweigern. Notfälle sind jedoch immer zu behandeln. Sind Sie sicher, dass eine Zahlung nie kommen wird und möchten trotzdem behandeln? Schenken Sie die Behandlung dem Patienten. Sagen Sie das dem Patienten und das es eine Ausnahme sei. Sie sparen sich so ausnahmsweise den administrativen Aufwand.