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Der Titel macht‘s eben doch aus

Der Titel macht‘s eben doch aus

Websites von Start-ups listen oft stolz ihren CEO, CTO, CSO, CFO, COO, CIO und so weiter auf. Auf den ersten Blick erscheinen diese Titel oft übertrieben. Auf den zweiten Blick erkenne ich jedoch eine spannende Überlegung dahinter.

Die vielen schönen Titel erscheinen oft als etwas übertrieben, wenn man überlegt, was die Menschen in ihrem Berufsalltag genau machen. Ich bin heute selber CFO im Kleinunternehmen, leere den Briefkasten selber und bin auch versiert im Umgang mit Locher und Bostitch. Aber genau darum geht es gerade nicht. Es fallen ja an den meisten Arbeitsplätzen einfache Arbeiten an. In kleineren Unternehmen verteilen sich diese lediglich auf weniger Schultern. Der Gedanke dahinter zählt.

Ich erkläre das anhand meines aktuellen Jobs: Als CFO bin ich für die Finanzen verantwortlich. Nebst vielen anderen Dingen kümmere ich mich um eine saubere Buchhaltung und darum, dass wir immer genug Liquidität haben. Ich übernehme Verantwortung dafür. Das ist genau der Kern meiner Aufgabe, der erfolgsversprechende Ansatz. Wenn sich jemand im Unternehmen konsequent um ein Thema kümmert, dann sollte es in diesem Bereich auch Erfolg haben.

Und damit werden die schönen Titel auch nützlich. Im Idealfall ist jeder für das Geschäft relevante Bereich wie Strategie, Finanzen, Verkauf, Marketing, Kommunikation und HR von einer Person abgedeckt. Ob eine Person mehrere Bereiche verantwortet oder ob etwas aufgeteilt wird, spielt dabei weniger eine Rolle. Relevant ist nur, dass sich jemand darum kümmert. Eine klare Rollenverteilung im möglicherweise relativ chaotischen Alltag im Start-up kann Wunder bewirken.

Diesen Artikel schrieb ich für die Reihe Start-up Challenges im Blog der alumni HWZ.

Das Berater-Upgrade

Das Berater-Upgrade

Wo gearbeitet wird, da wird auch beraten. Einen Berater zu suchen, ist kaum nötig – er findet einen schon. Die Qualität von Beratern ist jedoch sehr unterschiedlich. Es lohnt sich daher, ein Upgrade zu machen.

Ich habe in meiner Karriere schon unzählige Berater kennengelernt und war auch schon selber hauptberuflich beratend unterwegs. Es gibt den klassischen Steuerberater, den Verkaufstrainer, den Treuhänder und den Software-Consultant, um nur einige zu nennen. Sie alle haben eines gemeinsam: Sie verkaufen ihr Wissen gegen Geld und übernehmen kaum eine Garantie für ihre Ratschläge und Konzepte. Später ist man oft schlauer – nur wäre man das wohl auch ohne den Berater gewesen. Andererseits gibt es Fachleute, welche einem mit wenigen Ratschlägen grosse Unterstützung geben.

Wie kann ich nun von diesen Experten profitieren, ohne dass ich dabei einen finanziellen Verlust riskiere? Ich empfehle dafür das Berater-Upgrade: Anstelle eines Treuhänders, welcher einen ungefähren Ratschlag gibt, wie es aussehen sollte, beauftrage einen Revisor, der die Verantwortung für deine Buchhaltung übernimmt. Anstelle eines Verkaufstrainers, der deine Verkäufer vom Verkaufen abhält, soll dieser doch selber auf Provision ins Feld ziehen und zeigen, wie man Aufträge an Land zieht. Ein Berater, welcher wirklich an den Erfolg seiner Beratung glaubt, ist bereit, sein Honorar erfolgsabhängig zu berechnen oder gleichzeitig in dein Start-up zu investieren. Im besten Fall profitieren beide vom Erfolg.

Diesen Artikel schrieb ich für die Reihe Start-up Challenges im Blog der alumni HWZ.

Lasst euch helfen!

Lasst euch helfen!

Ein Unternehmen gründen, aufbauen und betreiben geht nicht alleine. Oft sind es die kleinen Tipps da und die wichtigen Ratschläge dort, welche einem weiterhelfen. Dazu gibt es auch noch Gesetze, welche ihr einhalten solltet.

Für die Gründung meines ersten Unternehmens hatte ich grossartige Hilfe. Ein Treuhänder half mir den Handelsregistereintrag korrekt zum machen – liebenswürdigerweise finanziert von meinem Onkel. Damit war damals die erste formale Hürde geschafft, um ins Handelsgeschäft einzusteigen. Damit war aber wirklich nur die erste Hürde erledigt. Es folgten AHV, Versicherungen, Pensionskasse, Steuern und andere mehr oder weniger nachvollziehbare Themen.

Oft griff ich zum Hörer und fragte den besagten Treuhänder oder den grosszügigen Onkel um Hilfe. Ein solcher Anruf war eine gute Flucht nach vorn. Oftmals war das Problem dann schnell und abschliessend erledigt. Die Überwindung, einen solchen Anruf zu tätigen und als Unwissender dazustehen, war für mich damals als Teenager oder junger Erwachsener relativ klein. Diese Eigenschaft habe ich bis heute beibehalten. Im Zweifelsfall nehme ich lieber schnell den Hörer in die Hand oder schreibe eine kurze Mail. Gerade letzte Woche habe ich beim Steueramt angerufen und um eine Auskunft gebeten. Meist ist mit einem Anruf die Unklarheit beseitigt und ich kann mich wieder auf meine Kernaufgaben konzentrieren.

Solltet ihr, liebe Unternehmerinnen und Unternehmer, einmal nicht weiterkommen: Schiebt das Problem nicht vor euch her oder würgt etwas hin. Verliert keine wertvolle Zeit – lasst euch helfen!

Diesen Artikel schrieb ich für die Reihe Start-up Challenges im Blog der alumni HWZ.

Seid faul!

Seid faul!

Ich sagte vor Jahren einmal zu meinen Bruder und Mitgründer: „Mein Ziel ist es, sechs Stunden am Tag zu arbeiten!“ Dabei ging es mir grundsätzlich darum, effizienter vorzugehen. Ich mochte meinen Job, dennoch beinhaltete er zu viel Leerlauf. Das Optimierungspotenzial war gross.

Frei nach dem Pareto-Prinzip hätte ich ja einfach 80 Prozent der Aufgaben in 20 Prozent der Zeit erledigen können. Damit wäre meine Arbeitszeit von zehn auf zwei Stunden am Tag gefallen. Was in der Theorie funktioniert, muss in der Praxis jedoch nicht unbedingt Erfolg versprechen: Wenn ich in nur 20 Prozent der Zeit das Telefon abnehme, erreichen mich im Idealfall 80 Prozent der Kunden. Die restlichen 20 Prozent hingegen erhalten keine Antwort. Wenn ich dadurch Kunden verliere, dann habe ich am falschen Ort gespart. Es gibt in dieser Situation jedoch andere Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern. Zum Beispiel einfache Prozessanpassungen: Ich sollte mir vielmehr notieren, warum die Kunden anrufen. Vielleicht sind es oft dieselben Fragen, welche die Kunden stellen. Eine zusätzliche Information auf der Website oder auf den Rechnungen könnte diese Unklarheiten bereits beseitigen. Unnötige und zeitraubende Anrufe der Kunden erübrigen sich damit.

Verbringst du zu viel Zeit mit Büroarbeit? Eine gute Zeitersparnis ergeben Vorlagen: Einmal sauber gestaltet, kann eine Word-Vorlage jeden Tag nützlich sein. Ein gut platziertes Adressfeld erspart die Anschrift eines Couverts. Die Adresse erscheint im Fenster des Fenstercouverts. Der Versand ist damit schneller gemacht und die Adresse für die Post besser lesbar. Auch wenn zuerst ein vermeintlicher Mehraufwand besteht – das Resultat kann echt nützlich sein: Du sparst wertvolle Zeit und deine Briefe kommen mit viel grösserer Sicherheit beim richtigen Empfänger an. Dieses einfache Beispiel lässt sich leicht auf andere Bereiche übertragen – probiere es einfach aus.

Seid faul und spart am richtigen Ort! So habt ihr mehr Raum für die wichtigen Dinge: Mehr Zeit für eure Kunden oder – auch nicht zu verachten – schlicht mehr Freizeit.

Diesen Artikel schrieb ich für die Reihe Start-up Challenges im Blog der alumni HWZ.

Messen lohnt sich

Messen lohnt sich

Wie gross bist du? Wahrscheinlich kannst du mir das sofort exakt beantworten. Wieviel Umsatz macht dein Unternehmen? Auch hier sollte relativ zackig eine Zahl bereit sein. Frage ich aber detaillierter nach, dann werden die Antworten oft vage.

Ich habe über 14 Jahre im Handel mit Hardware gearbeitet. In dieser Zeit wusste ich immer sehr genau, wieviel Umsatz wir gemacht hatten. Ich wusste auch, wieviel Marge wir mit dem Handelsgeschäft machten. Diese Zahlen hatte ich auf den Rappen genau bereit. Dabei wusste ich jedoch nicht genau, welcher Kunde und welches Produkt wirklich gewinnbringend waren. Wir hatten eine Preiskalkulation und auch ein grobes Gefühl, aber keine genauen Zahlen.

Dann haben wir unser ERP erweitert und die statistischen Möglichkeiten wurden mit einem Schlag riesig. Wir wussten plötzlich, welcher Kunde und welche Verkaufsform wieviel zum Gewinn beitrugen. Plötzlich wurden versteckte Helden sichtbar: Ein optisch eigentlich ganz hässliches Produkt hatte uns damals mit Abstand am meisten Marge eingefahren. Es generierte uns über fünf Prozent der Gesamtmarge und das bei über 2000 Produkten im Sortiment. Klar hätte ich vor der Systemerweiterung ausrechnen können, wieviel wir von diesem Produkt verkauft haben. Diese Zahl dann mal Verkaufspreis minus Einkaufspreis und schon hätte ich eine ungefähre Zahl gehabt. Bei 2000 Produkten, wechselnden Währungskursen und laufend sinkend Verkaufspreisen eine aufwändige und doch ungenaue Sache.

„So what?“ werdet ihr denken. Dank der Statistik haben die auch nicht mehr verkauft. Und ja, das stimmt sogar. Im Folgejahr ist unser Umsatz sogar leicht gesunken. Aber dafür haben wir besser verkauft. Die jahrelang stabile Marge konnten wir im Folgejahr verdoppeln. Nach dieser Erkenntnis fühlte ich mich wirklich etwas grösser. In jedem Fall gilt: Messen lohnt sich.

Diesen Artikel schrieb ich für die Reihe Start-up Challenges im Blog der alumni HWZ.

Bezahlt euch einen Lohn

Bezahlt euch einen Lohn

Die Firma ist gegründet. Die Büros sind bezogen. Erste Kunden haben unterschrieben. Die Gründungszeit ist voller Glücksmomente – aber auch voller Fallstricke. Ein grosser Fallstrick ist der Lohn. Da könnt ihr, liebe Gründer, so richtig was falsch machen.

Viele Gründer von Start-ups beziehen in der ersten Phase keinen Lohn. Sie wollen damit das Geld in der Firma lassen und nicht gleich illiquid werden. Das habe ich selber so gemacht – und genau das war ein Fehler. Ich hatte mir ein ganzes Kalenderjahr keinen Lohn bezahlt. Dabei hatten wir auch keine AHV abgeliefert. Zurück bleibt ein Jahr ohne Beiträge, was wohl bei meiner Pensionierung zu Kürzungen führen wird. Gemäss der Website der SVA Zürich solltet ihr euch mindestens CHF 4667.- pro Jahr als Lohn bezahlen, damit keine Lücke entsteht.

Ihr seid sicher einverstanden, dass ihr euch mindestens diesen Lohn bezahlen solltet. Besser noch etwas mehr, denn dieser Betrag reicht ja kaum zum Leben. Da Unfälle bei sportlichen Menschen nicht selten vorkommen, ist zudem die Unfallversicherung wichtig. Sie ist zudem gesetzlich Pflicht, falls Lohn bezahlt wird. Arbeitet ihr mehr als 8 Stunden pro Woche, könnt ihr so gleichzeitig bei der Krankenkasse sparen. Denn dort müsstet ihr das Unfallrisiko mitversichern, wenn ihr keinen Lohn bezieht. Diesen Zusatz dürft ihr dann getrost streichen lassen.

Und wenn wir beim Thema AHV sind, hier noch ein wichtiger Link: https://www.ahv-iv.ch/de/Merkblätter-Formulare/Bestellung-Kontoauszug. Dort könnt ihr einen Kontoauszug bestellen. Dieser zeigt euch, ob ihr bereits Lücken habt und ob eure Arbeitgeber in der Vergangenheit die AHV korrekt abgerechnet haben.

Es gibt aber noch weitere Gründe, die dafür sprechen, euch einen Lohn zu bezahlen. Denn ohne Lohn dürft ihr, streng genommen, keine Spesen generieren. Die Revisoren, die irgendwann mal eure Lohnbuchhaltung überprüfen werden, definieren es so: Wo kein Lohn ausbezahlt wird, wurde auch nicht gearbeitet. Wenn niemand arbeitet, gibt es auch keine Spesen. Auch wenn ihr euch eine Phase keinen Lohn bezahlen wolltet, mindestens die Spesen möchtet ihr euch doch bezahlen – daraus würde streng genommen nichts.

Und ja, es gibt noch einen wichtigen Grund: Ihr spart dabei Steuern. Wenn ihr euch gleichmässig einen Lohn auszahlt, generiert das weniger Einkommensteuern. Wenn ihr ein Jahr 0.- und dann wieder einen normalen Lohn bezieht, bezahlt ihr in der Summe aufgrund der Progression deutlich mehr – ich erspare euch das Rechenbeispiel an dieser Stelle.

Im Falle einer Firmenaufgabe, Konkurs oder ähnlichem seid ihr dank eines Lohns auch besser gestellt. Ihr könntet dann unter gewissen Umständen sogar Arbeitslosengeld beziehen. Ja ich weiss, ihr, liebe Jungunternehmende, denkt nicht über einen Konkurs nach, und das ist auch richtig so.

Ich bin überzeugt: Schon bald werdet ihr erfolgreich sein und euch einen höheren Lohn auszahlen. Bitte meldet euch ab einem Jahreslohn von CHF 21’150.- bei der Pensionskasse an. Verpasst ihr diese Anmeldung, dann sind Probleme vorprogrammiert – leider spreche ich da aus Erfahrung.

Ich denke ich konnte euch damit ein paar Fallstricke rund um den Lohn und Lohnverzicht aufzeigen.

In diesem Sinne: Bezahlt euch einen Lohn. Es lohnt sich.

Diesen Artikel schrieb ich für die Reihe Start-up Challenges im Blog der alumni HWZ.

Vergessen Sie das Milchbüechli

Vergessen Sie das Milchbüechli

Seit 2013 können Sie für Ihr Unternehmen ein Milchbüechli führen. Sofern Sie weniger als eine halbe Million Umsatz machen, genügt eine einfache Einnahmen- und Ausgabenrechnung – Milchbüechli genannt. Die Schwelle versteht sich in Schweizer Franken und pro Jahr. Dazu ergänzen Sie einfach die Vermögensverhältnisse und fertig ist das Milchbüechli. Aber leider ist es nicht ganz so einfach, wie es scheint.

Für einen Selbständigen, welcher sich in die Infrastruktur z.B. einer Gruppenpraxis eingemietet hat, könnte die Rechnung noch aufgehen. Erstellt der Lieferant der Dienstleistung, in diesem Fall der Betreiber der Praxis, eine detaillierte Abrechnung, könnte es wirklich einfach werden. Wobei in einem solchen Fall eine doppelte Buchhaltung ebenfalls sehr schnell erstellt wäre. Für alle anderen, welche die Ausgaben und Einnahmen sinnvoll gruppieren möchten, empfehle ich die eine doppelte Buchhaltung. Der Aufwand ist wahrscheinlich in einem ähnlichen Ausmass, wie ein Milchbüechli zu erstellen. Fehler bei der Berechnung werden aber mit einer doppelten Buchhaltung einfacher sichtbar. Eine Kontrolle ist leichter möglich. Sie profitieren zudem von einer einfacheren Lesbarkeit und einem zuverlässigen Standard. Letztlich hilft eine saubere Buchhaltung nicht nur Ihnen den Überblick zu behalten. Auch die Kommunikation gegenüber Steueramt und Bank wird einfacher. Die doppelte Buchhaltung bietet einen wichtigen Vorteil: Die Nebenbücher Debitoren und Kreditoren helfen Ihnen im Besten Fall sogar Geld zu sparen. Denn doppelt bezahlte Rechnungen werden sofort sichtbar. Spätestens beim Ausfüllen der RoKo-Studie, werden Sie an der doppelten Buchhaltung Freude haben. Damit geht das Ausfüllen nämlich viel einfacher.

30 Stunden Administration pro Woche?

30 Stunden Administration pro Woche?

30 Stunden pro Woche soll sich ein Arzt durchschnittlich mit Administration beschäftigen. Das lese ich vor einigen Tagen im Tages-Anzeiger. Dabei stehe mir die (verbliebenen) Haare zu Berge. Geht es doch im Artikel eigentlich darum, an wen die Gesellschaft die Ärzte nach dem Studium verliert und nicht um die Flut an Administration. Ja, offenbar verlieren wir die Ärzte, auch wenn sie in ihrem Beruf arbeiten, zu einem grossen Teil an die Administration. 30 Stunden sind zu viel.

Mit Sicherheit kann jetzt darüber debattiert werden, was Administration ist und was nicht. Aber die Grenze zur Administration zu verschieben, schafft keinen Nutzen. Was hingegen Nutzen schafft, ist eine einfache Reflexion. Und diese Übung hilft nicht nur Medizinern, sondern wahrscheinlich vielen, welche ihre Arbeit selber einteilen können. Die Übung geht so: Schreiben Sie eine Woche lang jeden Tag auf, wieviel Zeit Sie mit welchen Tätigkeiten verbringen. Eine Woche lang ein- oder zweimal pro Tag kurz die letzten Stunden zu notieren und kategorisieren ist wenig Aufwand. Der Nutzen hingegen ist gross, wenn Sie wie folgt vorgehen: Fassen Sie die Tätigkeiten einer Woche zusammen. Wenn sinnvoll gruppieren Sie die Tätigkeiten und markieren diejenigen, welche nicht verrechenbar sind. Entscheiden Sie danach, welche dieser Arbeiten Sie abgeben können. Der Handlungsbedarf sollte sich aufgrund der Volumen der einzelnen Aufgaben zeigen.

Als ich diese einfache Übung mit meinem ehemaligen Chef gemacht habe, war das Resultat verblüffend: Wir verbrachten zusammen ein Viertel der Arbeitszeit, mit einer Tätigkeit, welche uns das ERP-System abnehmen konnte. Das Effekt war riesig. Aber auch wenn Sie nur eine unnötige Stunde entdecken, hat sich der Aufwand gelohnt. Eine Stunde mehr mit Ihren Kunden oder eine Stunde mehr Freizeit – die Entscheidung überlasse ich Ihnen.